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Effectifs

Les nouvelles règles de calcul des effectifs issues de la loi PACTE précisées par un décret

La réforme des effectifs prévue par la loi PACTE est applicable depuis le 1er janvier 2020. Un décret publié in extremis au Journal officiel modifie les règles de décompte des salariés dans le code de la sécurité sociale et étend le champ de l’effectif « sécurité sociale » à plusieurs obligations de la partie réglementaire du code du travail.

La réforme des effectifs par la loi PACTE

La loi du 22 mai 2019 relative à la croissance et la transformation des entreprises (loi « PACTE ») a étendu à un certain nombre d’obligations en droit du travail les règles de calcul de l’effectif appliquées en droit de la sécurité sociale, avec effet au 1er janvier 2020 (loi 2019-486 du 22 mai 2019, art. 11, JO du 23).

Cette réforme concerne par exemple les seuils applicables en matière de participation aux résultats, d’obligation d’emploi des travailleurs handicapés, de taux de contribution formation, d'octroi de l'aide unique à l'apprentissage.

Selon les règles d’effectif « sécurité sociale » (c. séc. soc. art. L. 130-1 nouveau) :

-l’effectif salarié annuel correspond à la moyenne du nombre de personnes employées au cours de chacun des mois de l’année civile précédente (l’avant-dernière année pour le mode de tarification de la cotisation accidents du travail) ;

-sauf exception, le franchissement à la hausse d'un seuil d'effectif salarié n’est pris en compte que lorsque ce seuil a été atteint ou dépassé pendant 5 années civiles consécutives (donc à condition que l’entreprise ne soit pas repassée en dessous de ce seuil au titre d’une année au cours de cette période).

Un décret était encore attendu pour définir les catégories de personnes incluses dans l’effectif « sécurité sociale » et les modalités de leur décompte. Ce décret a été publié au Journal officiel du 1er janvier 2020.

Notons que ce décret, ainsi qu'un second décret publié le même jour, « toilettent » plusieurs dispositions réglementaires, pour les mettre en cohérence avec les dispositions légales (notamment c. trav. D. 6243-1 sur l'aide unique à l'apprentissage ; R. 6331-1, R. 6331-9 et R. 6331-12 sur la contribution formation).

Redéfinition de l’effectif « sécurité sociale »

Le décret réécrit l’article R. 130-1 du code la sécurité sociale, qui constitue la disposition centrale du décompte des effectifs. Ces modifications concernent naturellement les obligations prévues par le droit de la sécurité sociale, mais également les obligations relevant du droit du travail, mais soumises aux règles de décompte « sécurité sociale ».

Le nouvel effectif « sécurité sociale » prend uniquement en compte « les personnes titulaires d’un contrat de travail » et les agents et salariés du secteur public relevant du régime d’assurance chômage (c. séc. soc. art. R. 130-1 modifié).

Il n'est plus fait mention des dirigeants et mandataires sociaux affiliés au régime général (gérants minoritaires de SARL, etc.). Sauf à être aussi titulaires d’un contrat de travail, ils sont désormais exclus du calcul de l'effectif « sécurité sociale ».

Sans changement, les salariés mis à disposition (y compris les intérimaires) demeurent implicitement exclus des effectifs « sécurité sociale » de l’entreprise utilisatrice, n’ayant pas conclu de contrat de travail avec elle. Rappelons que, en revanche, l’effectif « droit du travail » prend en compte les salariés mis à disposition, à condition qu’ils soient présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et qu’ils y travaillent depuis au moins un an (c. trav. art. L. 1111-2).

De même, sans changement :

-les salariés en CDD ne sont pas pris en compte lorsqu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu ;

-les salariés à temps partiel sont pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leur contrat de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle de travail.

Nouvelles obligations en droit du travail concernées par l'effectif « sécurité sociale »

Ainsi que l’annonçait la loi PACTE, le décret étend le mode de calcul de l’effectif « sécurité sociale » à plusieurs obligations relevant de la partie réglementaire du code du travail. Il modifie au passage les seuils d'effectif déclenchant la mise en œuvre de ces obligations.

Les modifications sont synthétisées dans le tableau ci-après. À noter que, dans un certain nombre de situations, le décret prévoit de neutraliser le mécanisme de gel des effets de seuil en cas de franchissement d'un seuil (voir notes du tableau).

Obligations de droit du travail soumises à l’effectif sécurité sociale par le décret
Règles applicables depuis le 1er janvier 2020
Règles antérieures
Attestation d’assurance chômage
• Obligation de transmission dématérialisée à Pôle emploi à partir de 11 salariés.
• Application des règles de calcul de l’effectif « sécurité sociale » (c. trav. art. R. 1234-5-1 nouveau et R. 1234-9 modifié) (1).
Obligation à partir de 10 salariés.
Local de restauration
• Obligation de mettre en place un local de restauration dans les établissements d’au moins 50 salariés.
• Application des règles de calcul de l’effectif « sécurité sociale ». Par exception, en présence de plusieurs établissements, effectifs décomptés par établissement (c. trav. art. R. 4228-22 modifié) (2).
Obligation de mettre en place un local de restauration dans les établissements où au moins 25 salariés souhaitent prendre leur repas sur les lieux de travail.
Conseiller à la prévention hyperbare
• Dans les entreprises soumises à l’obligation de prévention des risques en milieu hyperbare, désignation d’un conseiller à la prévention hyperbare. L’employeur peut exercer cette fonction s’il est titulaire d’un certificat d’aptitude à l’hyperbarie et si l’entreprise emploie moins de 11 salariés.
• Application des règles de calcul de l’effectif « sécurité sociale » (c. trav. art. R. 4461-4 modifié) (3).
L’employeur peut exercer cette fonction s’il est titulaire d’un certificat d’aptitude à l’hyperbarie et si l’entreprise emploie moins de 10 salariés.
Services de santé au travail
• Obligation de tenir à la disposition de l’administration un document annuel faisant état des changements de secteur et d’affectation du médecin du travail d’une entreprise ou d’un établissement d’au moins 50 salariés.
• Application des règles de calcul de l’effectif « sécurité sociale ». Par exception, en présence de plusieurs établissements, effectifs décomptés par établissement (c. trav. art. R. 4623-13 modifié) (4).
Document annuel obligatoire dans les entreprises ou les établissements de plus de 50 salariés.
(1) Obligation applicable immédiatement, sans gel pendant 5 ans, si l’entreprise a atteint ou dépassé 11 salariés le 1er janvier 2020 et était déjà soumise à l’obligation de dématérialisation au titre de 2019, en raison d’un effectif d’au moins 10 salariés.
(2) Une entreprise ou un établissement qui avait un local de restauration avant le 1er janvier 2020 en application du régime antérieur doit conserver ce local jusqu’au 31 décembre 2024, même s'il ne répond pas aux nouvelles conditions d’effectif. À notre sens, il en va de même pour ceux qui n’ont pas mis en place de local, mais qui auraient dû le faire en application des règles antérieures au 1er janvier 2020. Autrement dit, jusqu’au 31 décembre 2024, les salariés peuvent invoquer les anciennes règles pour exiger la mise en place d’un local de restauration.
Pour les entreprises et établissements soumis à ce mécanisme de « sauvegarde », il n’y aura pas, le 1er janvier 2025, de gel de l’obligation pendant 5 ans si, à cette date, son effectif devient au moins égal à 50 salariés.
Dans les établissements qui n’ont pas à mettre en place un local de restauration, l’employeur doit mettre à la disposition des salariés un emplacement leur permettant de se restaurer. Ces dispositions étant en quelque sorte le miroir de celles relatives au local de restauration, elles sont modifiées dans les mêmes conditions (c. trav. art. R. 4228-23 modifié).
(3) Possibilité applicable immédiatement, sans gel pendant 5 ans, si l’entreprise est en dessous de 11 salariés le 1er janvier 2020, mais devait désigner un salarié (et en aucun cas l’employeur) en qualité de conseiller à la prévention hyperbare, en raison d’un effectif d’au moins 10 salariés.
(4) Obligation applicable immédiatement, sans gel pendant 5 ans, si l’entreprise ou l’établissement a atteint ou dépassé 50 salariés le 1er janvier 2020 et était déjà soumis à l’obligation d’établir ce document au titre de 2019, en raison d’un effectif de plus de 50 salariés.

Règlement intérieur à partir de 50 salariés : délai de 12 mois pour les entreprises nouvelles

En application de la loi PACTE, le seuil déclenchant l'obligation d'établir un règlement intérieur est passé de 20 à 50 salariés au 1er janvier 2020. L'obligation s'applique si le seuil de 50 salariés a été atteint pendant 12 mois consécutifs (c. trav. art. L. 1311-2). Soulignons que l’effectif est calculé selon les règles de droit du travail (c. trav. art. L. 1111-2, L. 1111-3 et L. 1251-54) et n’est pas visé par les règles de décompte « sécurité sociale ».

Le décret précise le délai accordé aux entreprises nouvelles pour se conformer à cette obligation.

Ainsi, les entreprises créées à compter du 1er janvier 2020 disposent d'un délai de 12 mois, à compter de la date à laquelle le seuil de 50 salariés a été atteint pendant 12 mois consécutifs, pour élaborer leur règlement intérieur (c. trav. art. R. 1321-5 modifié ; décret 2019-1586 art. 4, III).

Rappelons qu'en vertu des règles antérieures, les entreprises nouvelles avaient 3 mois pour se conformer à l'obligation.

Décret 2019-1586 du 31 décembre 2019, JO 1er janvier 2020 ; décret 2019-1591 du 31 décembre 2019, JO 1er janvier 2020 (le 2è décret est daté, sans doute par erreur, du 31 janvier 2019)